כל מי שמשא ומתן מעניין אותו, בוודאי קרא לא פעם מאמר כזה או אחר בשם "איך להצליח במשא ומתן" (או שם דומה) ובמסגרתו נאמר כי הדבר החשוב ביותר הוא להתכונן. ואכן להתכונן זה דבר חשוב אך מוכנות חשובה עשרות מונים.
מוכנות שונה ורחבה יותר משני מושגים דומים: הכנה והתכוננות. מבלבל? אז בואו נעשה סדר.
- הכנה (preparation) מתייחסת לפעולות שאני עושה עבור מישהו אחר ("אני מכין מישהו למשא ומתן") האינטגרציה בין משתתפי ההכנה גורמת לכל אחד להכין את האחר. זו פעולה של גרימה למישהו או למשהו אחר.
- התכוננות (preparing)- מתייחסת לפעולה של הכנת עצמי מבעוד מועד למטרה או ארוע ספציפי. - זו פעולה של גרימה לעצמי ("אני מתכונן למשא ומתן").
אך בעוד שני מושגים מוכרים אלה הם פעולות,
מוכנות היא מצב !
מוכנות (
preparedness) עוסקת במצב ומגדירה האם בסופו של דבר אני מוכן או לא מוכן למשא ומתן, לתרחישים האפשריים ולהתנהגויות האפשרויות- כולם צפויים או לא.
מוכנות היא למעשה תוצר של הזהות שלנו כאנשים, של היכולות והכישורים שלנו ושל הפעולות שעשינו לפני המשא ומתן ובכלל זה הכנה והתכוננות- להלן "
מוכנות משא ומתן" (או
NegoPreparedness)
מוכנות היא גם- ויש היגידו בעיקר-
State of Mind.
אדם יכול להיות שקוע בהכנה או להתכונן למשא ומתן אך בפועל לא יהיה מוכן כלל....חלק גדול מההכנה והתכוננות שלנו עוסק ב"מה": במידע החשוב למשא ומתן, לקביעת תגי המחיר או הקווים האדומים וכו'. המוכנות רחבה יותר ומביטה בעיקר על ה"איך"- איך יתנהל התהליך, על מה יהיה המיקוד, איך תהיה התקשורת והאמון, איך נגיד את הדברים ומה לא נגיד...
בסופו של דבר ועד כמה שהדברים עשויים להיות מתסכלים- ידע, מודיעין ובקיאות בתוכן הם רק חלק קטן ממוכנות. במצבי שגרה, לעיתים אנו לא רואים חלק מן הדברים הכלולים במוכנות. לכן, מוכנות היא היכולת לראות תמונה גדולה יותר עם פרטים קטנים יותר או היכולת להבין מה יש בסיטואציה, ומה משפיע עליה.
אנשים החושבים במונחי מוכנות, הם בעלי יכולת להכיל מצבים בלתי צפויים, קשים ואגרסיביים. ככל שרמת המוכנות של אדם גדלה, כך גם גוברת היכולת שלו להתמודד עם מצבים קשים ומשבריים.
מוכנות מקנה ביטחון. כאשר עבדתי עם אנשים מקצוענים במשא ומתן אשר לרובם יש רמת מוכנות גבוהה, גיליתי גם שיש להם יכולת להבין שהם לא בהכרח היחידים הצודקים. יתכן שגם הצד השני חושב ומקבל החלטות על בסיס הנחות מוצא שהוא צודק. הנושא ונותן ממוקד מוכנות כתפיסת פעולה, עושה מאמצים להבין את נקודת המבט של הצד השני ואת האינטרסים שלו- אם כי, הוא כלל לא חייב להסכים איתם.
קשה להיות מוכן באופן אופטימלי וזה דורש לא מעט משאבים. תמיד אפשר להיות עוד יותר מוכן ולכן לכאורה מדובר בתהליך אין סופי. התכוננות ברמה הבסיסית לא תמיד משפרת את התוצאה ולכן אנשים לעיתים קרובות לא רואים או לא מבינים את הקשר בין מוכנות לתוצאה ולכן גם "מוותרים לעצמם" על עבודת ההכנה. על פי רוב, כלפי חוץ הם יגידו שהם מבינים את חשיבות פעולות ההכנה אך בפועל, אין להם זמן, הם תחת אילוצים שונים וכו'.
שדרוג רמת המוכנות שלנו למצבי משא ומתן (וגם משבר) דורש מאיתנו לא מעט שינוי הרגלים, בעיקר שינוי הרגלי חשיבה. שדרוג זה דורש מאיתנו להיות מודעים כל הזמן לחשיבות המוכנות ולרמת המוכנות, דורש מאיתנו למצוא את האיזון בין השגת מידע נוסף לבין הבנת התהליך והגורמים המשפיעים, להבין את הדינמיקה ואת האילוצים.
אני מאמין כי כל אחד יכול וחייב לבחון את רמת המוכנות שלו לקראת ובמהלך ניהול משא ומתן. אני גם מאמין שהדבר אפשרי רק אם נאמץ כלי חשיבה פשוטים יחסים ו"ידידותיים" מספיק. אך בעיקר אני מאמין כי שיפור מוכנות אפשרי אם אדם מרגיש או חווה משהו. לכן, דרך אגב, אני תמיד ממליץ לקראת כל משא ומתן חשוב להשתמש במתודולוגיות של סימולציה, משחקי תפקידים ולקראת משא ומתן חשוב ומורכב אפילו משחקי מלחמה במשא ומתן (
Negotiation War Games)- כל אלה בהגדרה משפרים מוכנות בהיותם מתודולוגיות מדמות מציאות* (במאמר אחר ארחיב על הסוגיה הזו האם משחקי מלחמה רק מדמים מציאות או יוצרים מציאות).