מוכנות במשא ומתן (רק) כך ניתן להצליח במשא ומתן

כל מי שמשא ומתן מעניין אותו, בוודאי קרא לא פעם מאמר כזה או אחר בשם "איך להצליח במשא ומתן" (או שם דומה) ובמסגרתו נאמר כי הדבר החשוב ביותר הוא להתכונן. ואכן להתכונן זה דבר חשוב אך מוכנות חשובה עשרות מונים.

מוכנות שונה ורחבה יותר משני מושגים דומים: הכנה והתכוננות. מבלבל? אז בואו נעשה סדר.

• הכנה (preparation)  מתייחסת לפעולות שאני עושה עבור מישהו אחר ("אני מכין מישהו למשא ומתן") האינטגרציה בין משתתפי ההכנה גורמת לכל אחד להכין את האחר. זו פעולה של גרימה למישהו או למשהו אחר. 
• התכוננות (preparing)- מתייחסת לפעולה של הכנת עצמי מבעוד מועד למטרה או ארוע ספציפי. - זו פעולה של גרימה לעצמי ("אני מתכונן למשא ומתן").

אך בעוד שני מושגים מוכרים אלה הם פעולות, מוכנות היא מצב !

מוכנות (preparedness) עוסקת במצב ומגדירה האם בסופו של דבר אני מוכן או לא מוכן למשא ומתן, לתרחישים האפשריים ולהתנהגויות האפשרויות- כולם צפויים או לא.

מוכנות היא למעשה תוצר של הזהות שלנו כאנשים, של היכולות והכישורים שלנו ושל הפעולות שעשינו לפני המשא ומתן ובכלל זה הכנה והתכוננות- להלן "מוכנות משא ומתן" (או NegoPreparedness)

מוכנות היא גם- ויש היגידו בעיקר- State of Mind.

אדם יכול להיות שקוע בהכנה או להתכונן למשא ומתן אך בפועל לא יהיה מוכן כלל....חלק גדול מההכנה והתכוננות שלנו עוסק ב"מה": במידע החשוב למשא ומתן, לקביעת תגי המחיר או הקווים האדומים וכו'. המוכנות רחבה יותר ומביטה בעיקר על ה"איך"- איך יתנהל התהליך, על מה יהיה המיקוד, איך תהיה התקשורת והאמון, איך נגיד את הדברים ומה לא נגיד...

בסופו של דבר ועד כמה שהדברים עשויים להיות מתסכלים- ידע, מודיעין ובקיאות בתוכן הם רק חלק קטן ממוכנות. במצבי שגרה, לעיתים אנו לא רואים חלק מן הדברים הכלולים במוכנות. לכן, מוכנות היא היכולת לראות תמונה גדולה יותר עם פרטים קטנים יותר או היכולת להבין מה יש בסיטואציה, ומה משפיע עליה.

אנשים החושבים במונחי מוכנות, הם בעלי יכולת להכיל מצבים בלתי צפויים, קשים ואגרסיביים. ככל שרמת המוכנות של אדם גדלה, כך גם גוברת היכולת שלו להתמודד עם מצבים קשים ומשבריים.

מוכנות מקנה ביטחון. כאשר עבדתי עם אנשים מקצוענים במשא ומתן אשר לרובם יש רמת מוכנות גבוהה, גיליתי גם שיש להם יכולת להבין שהם לא בהכרח היחידים הצודקים. יתכן שגם הצד השני חושב ומקבל החלטות על בסיס הנחות מוצא שהוא צודק. הנושא ונותן ממוקד מוכנות כתפיסת פעולה, עושה מאמצים להבין את נקודת המבט של הצד השני ואת האינטרסים שלו- אם כי, הוא כלל לא חייב להסכים איתם.

קשה להיות מוכן באופן אופטימלי וזה דורש לא מעט משאבים. תמיד אפשר להיות עוד יותר מוכן ולכן לכאורה מדובר בתהליך אין סופי. התכוננות ברמה הבסיסית לא תמיד משפרת את התוצאה ולכן אנשים לעיתים קרובות לא רואים או לא מבינים את הקשר בין מוכנות לתוצאה ולכן גם "מוותרים לעצמם" על עבודת ההכנה. על פי רוב, כלפי חוץ הם יגידו שהם מבינים את חשיבות פעולות ההכנה אך בפועל, אין להם זמן, הם תחת אילוצים שונים וכו'.

מוכנות אינה קלה  גם מן הטעם כי אין לה כמעט חשיבות במצבים קלים, צפויים, פשוטים. חשיבותה עולה כאשר עולה הצורך להתמודד עם מצבים קשים, פערים תקשורת אלימה, אופציות שדורשות יציאה מהקופסא ועוד.

שדרוג רמת המוכנות שלנו למצבי משא ומתן (וגם משבר) דורש מאיתנו לא מעט שינוי הרגלים, בעיקר שינוי הרגלי חשיבה. שדרוג זה דורש מאיתנו להיות מודעים כל הזמן לחשיבות המוכנות ולרמת המוכנות, דורש מאיתנו למצוא את האיזון בין השגת מידע נוסף לבין הבנת התהליך והגורמים המשפיעים, להבין את הדינמיקה ואת האילוצים.

אני מאמין כי כל אחד יכול וחייב לבחון את רמת המוכנות שלו לקראת ובמהלך ניהול משא ומתן. אני גם מאמין שהדבר אפשרי רק אם נאמץ כלי חשיבה פשוטים יחסים ו"ידידותיים" מספיק. אך בעיקר אני מאמין כי שיפור מוכנות אפשרי אם אדם מרגיש או חווה משהו. לכן, דרך אגב, אני תמיד ממליץ לקראת כל משא ומתן חשוב להשתמש במתודולוגיות של סימולציה, משחקי תפקידים ולקראת משא ומתן חשוב ומורכב אפילו משחקי מלחמה במשא ומתן (Negotiation War Games)- כל אלה בהגדרה משפרים מוכנות בהיותם מתודולוגיות מדמות מציאות* (במאמר אחר ארחיב על הסוגיה הזו האם משחקי מלחמה רק מדמים מציאות או יוצרים מציאות).

להלן מספר שאלות שמתוכן אני נוהג לשאול לקוחות העומדים בפני פגישת משא ומתן כדי לסייע להם לשפר את המוכנות שלהם. זכרו, כוחן השאלות האו בפשטותן וביכולת ישומן. חשבו בעצמכם אם תישאלו חלק מהשאלות על ידי מישהו אחר, מה הן יגרמו לכם לעשות ולחשוב. ההמלצה לקורא היא לחשוב על שאלות אלה כשאלות מעוררות מחשבה; ניתן להרחיב, לשנות ולגוון כל עוד השאלות גורמות לחשוב איך אני משפר את המוכנות שלי, מה צריך לקרות כדי ש.....

• האם אתה מרגיש מוכן לקראת הפגישה?  אם הוא עונה שכן- בבקשה תרחיב: למה אתה מרגיש מוכן, במה זה בא לידי ביטוי? אם עונה שלא הרי שבוודאי שיש פה עבודת השלמה. 
• האם יכול להיות משהו שלא בשליטתך? בכל הפעמים ששאלתי שאלה זו, התשובה תמיד היתה: "תמיד יכול להיות משהו לא צפוי או לא בשליטתי". ולכן צריך להרחיב: "מה למשל?" – למשל שמי שצפינו שיגיע לפגישה והוא בעל הסמכות לסגור, לא הגיע... ועד כהנה וכהנה. השאלה הזו גורמת ומכריחה אנשים לחשוב על מצבים שעד כה לא חשבו עליהם. עצם העלאת המצבים משפרת את המוכנות של הנושא ונותן. לעיתים קרובות זה מחייב אותו גם ממש לחזור לשולחן ההכנה ולחשוב מה המשמעויות של מצבים והתרחשויות אלה. 
• האם הצד השני יכול להיות יותר מוכן ממני? גם זו שאלה שמעודדת אותנו לחשוב האם עשינו את המקסימום לצורך הפגישה. האם יכול להיות שאחרי נרגיש שלא היינו מוכנים מספיק ושהצד השני פשוט עשה עבודה יותר טובה מאיתנו. 
• האם חסרים לך משאבים לניהול המו"מ? או לצורך שיפור המוכנות שלך? 
• מה עוד היה עוזר לך להיות יותר מוכן? לפעמים הלקוח עונה בוא נדבר על הדברים לפעמים הוא מבקש לעשות סימולציה. 
• מה הדבר הכי רע שיכול לקרות בפגישה האם ניתן למנוע זאת? בעצם העלאת התרחישים הגרועים מראש אתה נערך אליהם. לא תמיד נחוץ להשקיע משאבים נוספים במציאת פתרונות אך לפחות נחסכת מבוכה וחוסר שליטה. 
• מה הדבר הכי טוב שיכול לקרות (והאם משהו יכול למנוע אותו). כמה פעמים ראיתם אנשים שאננים לפני פגישה. הם סבורים שהכל בידיהם והכל סגור. תחושה זו לא רק שאינה משפרת את המוכנות אלא לעיתים קרובות היא הרסנית לתהליך. גם אם מישהו סבור שהכל בסדר עליו לקחת אחריות ולשאול את עצמו האם יכול לקרות משהו בניגוד לציפיות. 
• איך אתה מרגיש לקראת הפגישה? למה אתה מרגיש כך? שאלה כללית הבודקת תחושות ורגשות. תחושות מעידות על מוכנות עמוקה. תחושות גם עשויות להיות מוחצנות בעת הפגישה. קל לזהות ממרחק אנשים לחוצים או חוששים. תהיו מודעים לכך וקבלו החלטות בהתאם. 
• מה הרושם אותו אתה רוצה ליצור אצל הצד השני? האם אתה יודע איך להשיג זאת? האם אתה בטוח שמה שאתה הולך לעשות או להגיד אכן משרת רצון זה שלך? 
• כאשר אנשים מתכוננים להגיע לפגישת משא ומתן ראשונה אשר להבנתם כל כולה עוסקת בהיבט הכספי, אני שואל: "האם אתה יודע מהיכן להתחיל?", "האם אתה יודע  לאן אתה מוכן להגיע (ובכמה צעדים תעשה זאת או מה גודלם)? האם כל הצעדים שלך מתוכננים או למעשה אתה מחכה להגיב להצעות של הצד השני? מסתבר שאנשים הרבה יותר ריאקטיביים מאשר יוזמים. להגיב תוך כדי הפגישה לאחר ששומעים את הצד השני על פי רוב מסמל מוכנות נמוכה. 
• איך מתחילים? לעיתים קרובות אנשים כל כך ממוקדים במספרים שהם שוכחים לראות תהליך או אנשים למול עיניהם. חשוב להזכיר להם זאת ולשאול אותם האם אפילו באופן גס, יש להם את תרחיש השיחה- גם בחלק של שיחת החולין או בהיבטי המו"מ עצמו.   
• מנהלים העוסקים בשכנוע והשפעה מכירים בחשיבותם של משפטי הפתיחה. גם אני כך. למי שהפן התקשורתי אינו זורם, אני שואל : האם יש לך בראש את משפטי הפתיחה? ומצד שני, "האם יש לך בראש את משפטי הפתיחה שהיית רוצה שהצד השני יגיד- האם אתה יודע איך לגרום לו להגיד זאת"?

ראו עד כמה זה מעניין, לכאורה, אנשים סבורים שככל שיהיה להם יותר ידע מידת המוכנות שלהם תהיה גבוהה יותר. אני דוקא מנסה לעודד לא להתפתות לכיוון צר זה ורק לנסות להשיג יותר ידע, אלא מעודד אותם לחשוב משא ומתן. להבין את הסיטואציה, לנסות להבין מה משפיע עליה, מה יעודד אנשים לשתף פעולה או מה ירתיע אותם מכך. מוכנות זו היכולת להבין מהו האתגר האולטימטיבי, דהיינו להבין ולהיות מוכן לכך שיש קושי שעליו צריך להתגבר שלולא התגברות זו, לא תהיה התקדמות במשא ומתן.

כאשר מדברים על משא ומתן או מלמדים משא ומתן, נהוג הרבה פעמים להתייחס ל"שלב ההכנה". מאמר זה מבקש לקרוא על מקובלה זו תגר ולחדד קצת את חשיבת המשא ומתן העוסקת בהבנה ולאוו דוקא בידע.

ולכן ולסיכום, מוכנות היא למעשה הפונקציה של היחס בין מידע- שליטה- דינמיקה: ככל שאתה בעל מידע רב יותר, תחושת שליטה (להבדיל מכח) והדינמיקה בתהליך חיובית, המוכנות שלך גבוהה יותר.